Eventi ibridi: il futuro degli eventi

Il mondo degli eventi va sempre più verso gli eventi ibridi, ovvero verso la fusione di eventi offline ed online

La pandemia ha cambiato drasticamente le abitudini sociali delle società del XXI secolo. Se eravamo abituati ad uscire liberamente, a scambiarci saluti, strette di mano ed abbracci, a frequentare posti assieme alla presenza contemporanea di molte altre persone, dobbiamo prendere atto che probabilmente tutto ciò non potrà avvenire ancora per un altro po’ di tempo.

Un dato di fatto quest’ultimo che, dopo il periodo delle restrizioni e dei lockdown, avrà, e sta già avendo, un impatto pesantissimo sull’economia tutta. A pagarne il prezzo più alto, oltre al settore della ristorazione e del vestiario è stato senza dubbio il settore dell’organizzazione degli eventi. Sono state molte le fiere, i congressi, i meetings, ma anche gli eventi formativi ad essere rimandati a data da definire.

Tuttavia, in alcuni casi, gli eventi in programma non hanno subito modifiche, anzi, hanno riscosso un successo inaspettato. Se gli eventi offline hanno subito un forte calo, questo non stato è il caso degli eventi online. Con le misure di lockdown e distanziamento sociale infatti gli eventi online, soprattutto quelli in streaming, hanno conosciuto una forte richiesta. Una richiesta che di fatto non ha fatto altro che velocizzare una tendenza, quella della digitalizzazione degli eventi, in atto già da qualche anno a questa parte. Come mai?

Il motivo è presto detto. Da alcuni anni a questa parte infatti, ha preso sempre più piede l’organizzazione di eventi ibridi, ovvero di eventi che possono essere fruiti sia online che offline. Prima di arrivare a capire come mai gli eventi ibridi rappresentano il futuro di questo settore, che di fatto fa parte della macro-categoria del settore culturale, facciamo un passo indietro e cerchiamo di spiegare cosa sono e come gli eventi online stanno avendo sempre più successo.

Gli eventi online

Gli eventi online sono sostanzialmente tutti quegli eventi che si tengono sul web. Questo significa che per prendervi parte è necessario disporre di un dispositivo, fisso o ancora meglio portatile, che sia in grado di connettersi a internet.

Tramite questo tipo di dispositivi l’utente sarà in gradodi partecipare agli speech, prendere parte alle lezioni o approfondimenti, o fare networking comodamente dal proprio ufficio oppure da casa sua. Quello che dovrà fare sarà innanzitutto registrarsi all’evento per ottenere il link o invito di partecipazione che gli sarà inviato nel momento più opportuno. A quel punto, tramite un semplice click potrà prendere parte alla trasmissione video in diretta dell’evento. Per questo motivo gli eventi online, come webinar, videoconferenze, meetings, corsi in e-learning sono per la maggior parte dei veri e propri eventi live streaming.

Le caratteristiche degli eventi online dipendono inoltre dalla piattaforma che si decide di utilizzare per la loro trasmissione / registrazione. Ad esempio se si decide di fare una diretta social, gli utenti potranno interagire solamente tramite quelle che sono le possibilità offerte dal social. Se invece si deciderà di utilizzare una piattaforma come Zoom, per ad esempio un webinar, allora sarà possibile anche condividere lo schermo, intervenire in tempo reale, chattare con un solo partecipante o con tutti contemporaneamente ecc.

Un evento online non deve essere per forza in streaming ma può essere anche registrato. Registrare un evento significa editare in momento successivo il video dell’evento e montarlo, magari aggiungendo degli effetti grafici che lo abbelliscano e che al tempo stesso ne aiutino la comprensione a tutti. Inoltre, una volta registrato, può essere postato su piattaforme come Yuotube e quindi potrà essere rivisto da chiunque e dovunque un numero infinito di volte.

Organizzare eventi dal vivo

Gli eventi dal vivo invece sono gli eventi per i quali è necessario partecipare in prima persona recandosi fisicamente presso la location dell’evento. Forse è meglio spiegare quanto abbiamo appena detto direttamente con un esempio legato al mondo delle convention e delle fiere.

Convention e fiere, sono eventi che radunano un elevato numero di persone da diverse parti del mondo, oppure dello stato o regione in cui ti trovi. Eventi di questo genere quindi sono perfetti per fare networking visto che radunano nello stesso luogo una moltitudine di persone.

Tuttavia, radunare così tante persone, in alcuni casi provenienti da tutto il mondo, non è una scelta esattamente sostenibile, sia economicamente che dal punto di vista ambientale. Far spostare diverse persone significa innanzitutto pagare alberghi, hotel e mezzi di trasporto oltre ad immettere nell’aria diverse tonnellate di CO2.

Per non parlare delle spese e del tempo impiegato a scegliere la giusta location ed il giusto servizio di catering. Infine, in tempi di pandemia, non è affatto saggio, oltre ad essere proibito, organizzare eventi in questa modalità.

Cosa significa organizzare eventi ibridi?

Organizzare eventi ibridi significa organizzare eventi che abbiano una componente online ed una offline. Questo per godere dei vantaggi di entrambe le modalità di organizzazione degli eventi.

Ma facciamo un passo indietro. Solitamente, quando si partecipa ad un evento come fiere e convention lo si fa perché si viene invitati. Ad esempio, se sei un professionista di un determinato settore, qualche tuo collega o associazione di settore, ti inviterà con cadenza periodica agli eventi che organizzerà. Ad esempio ti inviterà ad eventi per presentarti le ultime novità del settore, per proporti nuovi prodotti, oppure per celebrare dei risultati raggiunti.

L’invito in questione avviene di solito in due modalità. Tramite flyer o supporto cartaceo, oppure, sempre più frequente online magari condividendo il link al sito web dell’evento. Entrambe le modalità avvengono prevalentemente a corredo di un passaparola da parte di un nostro conoscente. A prescindere da questo comunque fiere e convention sono eventi che potrebbero benissimo essere trasmessi in diretta e, contemporaneamente, essere tenuti in presenza di partecipanti. 

Possiamo quindi affermare che in realtà organizzare un evento ibrido significa in realtà organizzare due eventi complementari: uno fisico ed uno online. Solo così si riuscirà a sfruttarne appieno le caratteristiche di entrambe le modalità come vedremo qui di seguito.

I vantaggi degli eventi ibridi

Riprendiamo il nostro esempio di eventi come conferenze e convention. È facilmente intuibile come si potrebbe pensare di trasportare l’evento fisico anche sul web in diretta streaming.

Gli eventi online, magari in diretta streaming, hanno l’innegabile vantaggio di permettere di ampliare il pubblico potenziale che vi potrebbe assistere. Ma non solo, farlo significherebbe anche raccogliere i dati che i partecipanti lasciano al momento dell’iscrizioni ed utilizzarli per future campagne di re-marketing ottimizzando così il ROI (return of investments) dell’evento. Un ROI già alto di suo visti i costi organizzativi relativamente bassi di questa modalità.

Organizzare un evento che si svolga anche sul web inoltre significa inevitabilmente costruire un sito web di un evento, che in questo caso avrebbe anche la funzione di piattaforma tramite cui consultare il programma dell’evento mentre vi si prende parte fisicamente o vi si assiste in streaming.

D’altro canto si potrebbe pensare di offrire delle opportunità esclusive a chi partecipa di persona a questo genere di eventi. Ad esempio si potrebbero offrire degli incontri face to face con i relatori agli eventi, oppure opportunità di richiedere consulenze gratuite ad aziende del settore. In questo modo si offrirebbero delle vere opportunità di networking ai partecipanti oltre che ad aumentarne il coinvolgimento. Due aspetti essenziali per generare quel circolo virtuoso che sta alla base del successo di ogni tipo di evento.

È con le modalità che abbiamo appena descritto che gli eventi ibridi riescono a soddisfare le esigenze sia di chi non può (o non vuole) prendervi parte fisicamente, sia di chi invece gradisce godere appieno dell’esperienza. Si potrebbe anche pensare ad un costo diverso a seconda della modalità di partecipazione all’evento nel caso in cui si decidesse di organizzare un evento ibrido a pagamento.

La pubblicità per promuovere gli eventi ibridi: web ed offline

Quando si promuove un evento è necessario farlo sfruttando sia i canali online che offline integrandoli a vicenda.

In realtà oggi la tendenza leggermente diversa. Si cerca comunque di portare il potenziale partecipante sul sito web dell’evento per raccoglierne l’adesione (ed i suoi dati) come abbiamo accennato in precedenza. Questo ad esempio è il caso dei flyer di forte impatto ma con poche informazioni che invitano a visitare il sito web dell’evento per “scoprire di più”. Oppure di spot pubblicitari in cui mettere in particolare risalto il proprio sito web.

Dall’altro lato si può sfruttare internet per promuovere l’evento tramite le ads sponsorizzate dei social oppure tramite pubblicità pay per click a pagamento dei motori di ricerca. L’obiettivo di entrambi queste tipologie di pubblicità è quello di “vendere” la partecipazione all’evento tramite il sito web. Chi parteciperà all’evento infatti sarà costretto ad iscriversi per parteciparvi o ad acquistare il biglietto.

Per farlo sarà necessario lasciare i propri dati che potranno essere sfruttati dagli organizzatori dell’evento nella maniera più appropriata. Di solito per campagne di re-marketing mirate e costruite ad hoc. D’altronde chi vuole partecipare ad un evento, risponde perfettamente a delle caratteristiche individuate a monte dagli organizzatori degli eventi. Questo significa quindi che i dati acquisiti in questo modo sono dati già profilati e quindi in linea con il target a cui si rivolge l’evento. Oltre al ritorno economico, gli organizzatori di eventi avranno quindi anche raccolto preziose informazioni sui partecipanti.

Conclusioni

Organizzare eventi ibridi quindi non significa concentrarsi sulla parte offline o su quella online degli eventi. Significa invece integrare i due mondi, ed offrire ai partecipanti la possibilità di scegliere in quale modalità fruire dell’evento.

La scelta inevitabilmente influirà sul grado di soddisfazione di questi ultimi, un aspetto che è fondamentale per il successo dell’evento. Solo così è possibile avere la garanzia che uno stesso evento possa proseguire nel tempo, anche grazie al passaparola positivo generato dall’esperienza positiva dei partecipanti.

Se invece si vuole considerare l’aspetto concreto degli eventi ibridi, è innegabile che integrare la parte offline con la parte online ha i suoi vantaggi. Il più importante è quello di massimizzare il ROI: fronte di una spesa minima è possibile acquisire dei dati altamente profilati che possono valere oro nelle future campagne re-marketing.